Affiche RGPD en salle d'attente : les conseils essentiels pour le psychologue en libéral
Le 21 février 2024 par Scriboupsy
En tant que psychologue, vous avez l’obligation d’informer vos patients sur le traitement de leurs données personnelles. En effet, depuis mai 2018, vous devez respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Le moyen le plus pratique d’informer vos patients est l’affiche RGPD dans votre salle d’attente. Chez Scriboupsy, nous avons à cœur de vous aider dans la gestion de votre activité, vous trouverez donc ici tout ce qu'il y a à savoir à ce sujet.
Notez que nous avons rédigé un article afin de vous aider à comprendre clairement ce qu'implique le RGPD pour un psychologue en libéral.
En quoi le RGPD concerne-t-il les psychologues en libéral ?
Que vous soyez psychologue clinicien ou neuropsychologue, vous collectez chaque jour des données « sensibles » à propos des personnes que vous suivez. C'est en effet le cas des informations qui permettent leur identification (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, …) et, surtout, celles qui concernent leur santé mentale.
En tant que psychologue, au même titre que les professionnels de santé, médicaux ou paramédicaux, vous devez connaître et respecter le réglement européen sur la protection des données.
Selon la loi, vous êtes, par exemple, dans l'obligation de conserver les données personnelles de votre patient pendant 20 ans après sa dernière séance. Mais il s'agira également de protéger ces informations en limitant strictement leur accès.
L'affiche RGPD pour informer les patients concernant le traitement de leurs données personnelles
Obligation d’informer le patient concernant le traitement de ses données personnelles
Dans votre cabinet de psychologie, vous êtes le responsable du traitement des informations «sensibles».
Bon à savoir
définition des données de santé
Les données de santé sont toutes les informations à propos de la santé physique ou mentale (passée, présente ou future) d’une personne physique et qui donnent des informations quant à son état de santé:
- des résultats d’examens,
- un traitement,
- des antécédents,
- un numéro/symbole/code attribué à la personne pour l’identifier,
- un handicap ou une maladie
Obtenir le consentement de vos patients pour récolter leurs données à caractère personnel n'est pas obligatoire. Par ailleurs, ils doivent être informés clairement des réglementations en vigueur et de leurs droits. En effet, vos patients doivent savoir comment vous traitez les informations qui les concernent (que vous utilisiez un logiciel ou des dossiers papier).
Comment informer le patient à propos du RGPD?
Le moyen le plus pratique pour votre mise en conformité est probablement l'affichage RGPD en salle d'attente. En effet, ce document permet d’informer l’ensemble de vos patients, vous fait gagner du temps et évite les oublis.
Cependant, votre affiche doit être réfléchie afin de fournir à vos patients des informations compréhensibles et adaptées à leur profil (pathologie, âge, …). Vous pourriez par exemple surligner les informations importantes ou utiliser des images pour faciliter la lecture.
Bon à savoir
Informer le patient sur le RGPD - variabilité des supports
Sachez toutefois que le support avec lequel vous décidez d'informer vos patients est assez libre : affiche, livret d'accueil, document écrit remis en main propre, vidéo diffusée dans la salle d'attente, …
Quelles informations indiquer sur l'affiche RGPD dans votre salle d'attente ?
Faire une affiche, c'est bien. Mais encore faut-il qu'elle comporte les informations utiles et obligatoires. C'est ce que nous allons lister ici.
- Renseigner votre nom, prénom et vos coordonnées en tant que responsable du traitement des informations à caractère personnel.
- Expliquer au patient les raisons pour lesquelles vous gardez son dossier (assurer le suivi psychologique et une prise en charge adaptée, par exemple) ainsi que la durée pendant laquelle vous devez le conserver. Il vous incombe également préciser la base légale du traitement des données.
- Rappeler queseul le psychologue a accès à ces informations et qu'il ne peut les partager qu'après avoir obtenu son accord. Le patient a, évidemment, accès à ses données. Par contre, il ne peut pas obtenir les notes personnelles du professionnel.
- Expliquer que, pour être suivi par le psychologue, le patient ne peut pas s’opposer au traitement de ses données par ce dernier mais qu’il peut demander à ce que certaines informations soient modifiées. Il peut également demander à ce que des données soient supprimées mais uniquement dans certains cas très précis. En effet, dans le cadre juridique des données de santé, la CNIL estime que la suppression ne peut être acceptée dans le cas où les données:
- sont exactes, complètes, non équivoques et non périmées.
- ont été récoltées, utilisées, communiquées et conservées conformément à la loi.
- Le patient peut s'adresser directement à son psychologue s’il a des questions. S'il a une réclamation, il peut contacter la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).
Bon à savoir
Le psychologue libéral peut être contrôlé sur son application du RGPD
La CNIL peut contrôler à tout moment votre conformité au RGPD.
Et, si c'est le cas, vous devez pouvoir retracer toutes les démarches que vous avez effectuées dans ce cadre. Par exemple : actions menées pour garantir la sécurité des données de santé, registre listant tous vos fichiers et les activités de traitement des informations personnelles, …
Nous vous invitons donc à un maximum de rigueur. Les logiciels en ligne sur « hébergement données de santé » (HDS), comme Scriboupsy, vous offrent de vraies garanties en termes de protection des informations personnelles et vous font gagner un temps considérable.