Psychologue en libéral : quels moyens de paiement proposer ?
Le 4 juillet 2023 par Scriboupsy
S’installer comme psychologue libéral implique de facturer ses consultations et bien sûr de se faire payer. Pour organiser le règlement de vos séances, différents moyens de paiement sont à votre disposition, chacun avec leurs avantages et leurs inconvénients. Chez Scriboupsy, nous aidons les psychologues à mieux gérer leur quotidien et nous savons que votre temps est précieux. Alors plutôt que de vous laisser perdre du temps à fouiller sur le web, nous avons compilé les différentes solutions de paiements que vous pourriez proposer dans l’exercice de votre activité de psychologue clinicien en cabinet, ou en visio.
Les obligations du psychologue libéral en matière de moyens de paiement.
En premier lieu, sachez que les espèces sont le seul moyen de paiement que vous ne pouvez pas refuser. Selon la réglementation française, interdire les paiements en pièces de monnaie ou en billets de banque pourrait même vous valoir une amende allant jusqu’à 150 €.
Vous êtes ensuite libre d'accepter ou non le règlement de vos consultations par chèques ou par carte bancaire. Vous avez alors comme unique obligation d’en informer vos patients de manière apparente, par un affichage à l’entrée de votre cabinet par exemple. Une nuance est tout de même à apporter à cette liberté. En effet, si vous êtes affilié à un centre de gestion agréé (CGA), vous êtes tenue d’autoriser les paiements par chèque et/ou cartes (article 1649 quater E bis du code général des impôts). Vous devez là aussi en aviser votre patientèle.
Si vous choisissez de vous faire régler par chèque ou carte bleue, vous avez la possibilité d’imposer certaines conditions. Vous pouvez, par exemple, imposer un montant minimum d'achat (qui doit être affiché), ou encore la présentation d'une pièce d'identité.
Voilà pour la partie réglementation, voyons maintenant d’un peu plus près les avantages et inconvénients de chaque moyen de paiement.
Conseil de sage
Proposer plusieurs moyens de paiement, c’est mieux pour le patient.
Vous avez certes le choix d’accepter ou non certains moyens de paiement,
de ne vous faire payer qu’en espèces, mais nous vous conseillons d’offrir le choix à vos patients.
Pourquoi? D’abord, pour leur faciliter la vie. Vous n’obligez ainsi pas vos patients à faire un passage à la banque pour retirer des espèces,
à faire demi-tour parce qu’ils ont oublié leur chéquier.
En multipliant les solutions de paiement,
vous réduisez également les risques d’impayés.
« Oh zut, je n’ai pas mon chéquier et je n’ai pas de monnaie, je peux vous payer la semaine prochaine? »
(et puis rebelote la semaine suivante…, ou alors ils ne reviennent jamais!).
À vous de répondre « Pas de panique, je prends la carte, je vous envoie un lien de paiement. »
Le chèque
Les paiements par chèque sont de moins en moins utilisés. Dans son dernier rapport annuel sur les moyens de paiement, la Banque de France indique que le chèque ne représente plus, en 2020, que 5% des transactions. En 2000, il était encore présent dans 34% des opérations de paiement. Malgré ce fort déclin, ce moyen de paiement est encore plébiscité par de nombreux psychologues en libéral.
Les avantages du chèque pour les psychologues
S’il y a un avantage à accepter les chèques, c’est bien l’absence de frais de transaction. En effet, déposer un chèque à votre banque ne vous coûtera rien, si ce n’est du temps pour aller les déposer et remplir les bordereaux d’encaissement. Aucuns frais ne sont, généralement, prélevés pour ce type d’encaissement. Nous disons généralement, car certaines banques en ligne facturent ce type de prestation.
Les inconvénients du chèque :
Ce que l’on risque surtout avec les paiements par chèque, ce sont les chèques sans provision (ou « chèque en bois »), autrement dit des impayés. Il n'est jamais agréable d'apprendre plusieurs jours après son dépot qu'un chèque a été refusé par votre banque!
Bien que le nombre de paiements par chèque diminue, le nombre de chèques sans provision reste, quant à lui, relativement constant. Le risque qu'un chèque soit sans provision est donc de plus en plus élevé. Des recours existent bien sûr et vous pouvez aller jusqu’à saisir un huissier pour vous faire régler un impayé. Attention tout de même, car en cas de non-solvabilité de votre patient, les frais d’huissier seront à votre charge. Autant vous dire qu’une telle procédure ne vaut pas le coup au vu du montant d’une consultation chez un psychologue. C’est à réfléchir, si l’impayé concerne une thérapie longue.
Pour éviter les impayés par chèque, vous pouvez aussi demander à vos patients de vous faire plusieurs chèques de 15 € au plus. En effet, si un chèque ne dépasse pas ce montant, il sera obligatoirement payé par la banque même si le compte débiteur n’est pas suffisamment provisionné (article L. 131-82 du code monétaire et financier). Bon après, ce n’est pas forcément pratique pour la comptabilité, tous ces chèques à encaisser. Et vous vous imaginez demander 4 chèques pour une consultation ou encore 20 chèques pour un bilan à 300€ !
Le virement bancaire pour les consultations chez le psychologue
Le virement bancaire n’est pas le moyen de paiement le plus répandu. En tant que psychologue, rien ne vous empêche de proposer ce mode de paiement. Il vous suffit alors d’émettre une facture contenant vos informations bancaires, puis de la donner à votre patient qu’il règle la séance.
Les avantages du virement
Contrairement au chèque, vous faire régler votre consultation par virement vous en assure le paiement. En effet, dans la mesure où le virement s’effectue directement d’un compte bancaire à l’autre, il y a peu de chances que le virement n’aboutisse pas. Encore faut-il que le compte émetteur soit suffisamment créditeur. Pour votre patient, l’opération est également sans frais. À moins que votre compte ne soit domicilié hors UE, aucune commission de virement ne lui sera prélevée.
Les inconvénients du virement
Même si c’est gratuit pour votre patient, faire un virement lui demande de l’investissement. Il doit ainsi prendre le temps d’ajouter votre RIB à son compte bancaire. De votre côté, vous ne serez pas forcément payé immédiatement, car certaines banques décrètent des délais pouvant aller jusqu’à plusieurs jours pour ajouter un nouveau bénéficiaire. Un virement peut également difficilement se faire de façon immédiate. Il faut attendre que le patient rentre chez lui, au risque qu’il oublie. Certaines banques imposent également des plafonds de virement mensuels ou hebdomadaires assez bas. Cela peut alors rendre difficiles les règlements de bilans psychologiques, par exemple, dont le montant peut dépasser plusieurs centaines d’euros. Vous pouvez alors proposer à votre patient de réaliser plusieurs virements, mais le risque d’impayés, même pour un simple oubli, augmente et vous oblige à perdre du temps dans les relances de facture.
Les espèces
Dans une enquête sur les habitudes des ménages de la zone euro éditée en 2020, la BCE indique que le paiement en espèce diminue au fur et à mesure des années. Un déclin qui s’est accéléré avec le Covid. Si les espèces sont encore plébiscitées pour les petits achats de détails, rares sont les personnes qui disposent encore sur eux de la monnaie nécessaire pour payer une consultation à 50 €. Et que dire pour un bilan de plusieurs centaines d’euros ?
Les avantages du paiement en espèces
Avec les paiements en espèces, vous disposez immédiatement du prix de la consultation. Vous avez ainsi une meilleure vue sur votre trésorerie.
Les inconvénients du paiement en espèces
Le risque premier avec les espèces, c’est de ne pas se faire payer du tout. Eh oui, il est fréquent pour les psychologues d’entendre la fameuse phrase « Oups, j’ai oublié de retirer des espèces, je vous paierai la prochaine fois ». Mais il n’y a jamais de prochaine séance. L’autre inconvénient avec les paiements en espèces, c’est de se voir payer avec de faux billets. Pour que le revenu de vos consultations arrive sur votre compte, vous devez vous déplacer à la banque. Cela prend du temps et ce n’est pas toujours sûr, car les risques de vol existent. Et puis avec les espèces, impossible de se faire payer une consultation à distance dans la mesure où l’envoi d’espèces par la poste n’est pas possible.
Bon à savoir
Les exceptions qui vous permettent de refuser un paiement en espèces
Nous l’indiquions plus haut, il est interdit de refuser un paiement en espèces, sauf dans les cas suivants :
- Mauvais état des espèces ;
- On veut vous payer en devise étrangère ;
- Vous avez un doute sur l’authenticité des espèces ;
- Votre patient veut vous payer avec plus de 50 pièces de monnaie ;
- Votre patient refuse de faire l’appoint. S’il veut par exemple vous payer avec un billet de 500 € une consultation de 50 €, vous pouvez refuser (article L. 112-5 du code monétaire et financier) ;
- Si des raisons d’ordre public et techniques le justifient : c’est le cas notamment par mesure de sécurité pour un commerçant de nuit ;
- Tout paiement en espèces supérieur à 1 000 € doit être obligatoirement refusé.
Terminal de paiement pour carte bancaire
Si la carte bancaire était déjà très plébiscitée par les particuliers pour les achats en ligne et en commerce, ce moyen de paiement s’est aussi largement développé avec la crise sanitaire. On sort maintenant de plus en plus la carte bleue même pour payer sa baguette. Proposer ce type de paiement à vos patients s’avère donc désormais judicieux pour répondre à leurs nouvelles habitudes.
Les avantages du paiement par carte bancaire pour les psychologues
Ce type de règlement permet d’optimiser votre trésorerie. En effet, même si votre client ne présente pas la provision suffisante sur son compte, dès lors que le paiement est accepté, vous avez l’assurance d’être crédité du montant de la séance de psychothérapie.
Les inconvénients du paiement par carte bancaire
Choisir de proposer ce type de paiement engendre des frais pour la location (jusqu’à 40€ par mois) ou l’achat du terminal de paiement (de 100€ pour les plus simples à 700€ pour les modèles mobiles). Il faut aussi prendre en compte les frais de transaction que vous comptera votre banque. En effet, à chaque fois qu’un patient vous règle par carte bancaire, une commission interbancaire de paiement (CIP) vous sera prélevée (comptez entre 1,2 % et 2,5 % de frais). Vous ne pourrez pas non plus vous faire payer vos téléconsultations de cette manière.
Le paiement dématérialisé (lien de paiement) pour les séances de psychologie
Un lien de paiement peut être envoyé par e-mail, SMS, ou encore par un réseau social, à votre patient pour que celui-ci ait la possibilité de régler à distance, le plus souvent par carte bancaire.
Les avantages du lien de paiement
La création d’un lien de paiement est très rapide. Il suffit pour cela d’indiquer au minimum le montant et le motif. Ce type de règlement permet, en outre, d’être payé directement en fin de séance et est également très pratique pour les téléconsultations! Le lien permet également de demander un acompte pour les sommes importantes, comme pour un bilan psychologique d’environ 300 euros. Votre patient a le choix de payer sur place via son smartphone, ou depuis chez lui. Il est libre de choisir, au moment du règlement, le moyen de paiement qui lui convient le mieux : carte bancaire, virement, Apple Pay, Google Pay… Sa mise en service est très simple. Vous n’avez pas d’appareil à acheter/louer et à installer. Les relances patient se font aussi très facilement en cas d’impayés.
Les inconvénients des liens de paiement
Comme pour tout paiement par carte bancaire, il faut prévoir des frais de transaction. Ce système nécessite aussi une connexion internet, pour accéder à votre logiciel.