Ouvrir son cabinet de psychologue et choisir son local
Le 15 novembre 2022 par Scriboupsy
Vous avez choisi de vous lancer en tant que psychologue libéral et envisager d’ouvrir votre cabinet. Vous vous êtes renseigné sur les modalités d’installation (statut d'entreprise, budget…). Peut-être avez-vous d’ailleurs lu notre guide d’installation. Vous cherchez maintenant un local où exercer et à nouveau une série de question se pose. Comment louer un cabinet de psychologue ? Comment trouver un local ? Quel bail signer ? Chez Scriboupsy, nous connaissons bien le quotidien des psychologues libéraux. Comme notre objectif est de vous faciliter la vie, nous avons rédigé cet article pour vous aider dans vos démarches de recherche de cabinet de psychothérapeute.
Pourquoi choisir la location pour un cabinet de psychologue ?
Vous pourriez vous installer chez vous, acheter un bureau, mais nous parlerons ici de la location. C’est la voie vers laquelle il est certainement plus facile d’aller lorsque l’on débute son activité de psychothérapeute libéral. Être locataire présente l’avantage de ne pas avoir à contracter d’emprunt bancaire, à gérer les travaux... Vous avez le choix de ne pas renouveler votre bail si la vie devait vous emmener ailleurs par exemple. Il vous est également possible de déduire de votre résultat imposable vos charges et loyers. Si vous avez choisi de vous installer comme psychologue libéral autoentrepreneur, vous ne pourrez pas déduire les charges liées à la location d’une salle de consultation.
Les différents types de locaux de psychologue
En matière de bureau pour psychologue, plusieurs solutions s’offrent à vous. Petit tour d’horizon.
Les locaux privés
En tant que psychologue libéral, vous pouvez opter pour un local privé. Vous avez la possibilité de choisir de louer un bien privé seul ou avec un autre professionnel. Ce type de salle de thérapie est souvent loué vide, il vous faudra donc prévoir un budget pour son aménagement.
Le local individuel
Si vous envisagez dès le départ de travailler à temps plein, vous n’aurez d’autres choix que de louer un bureau individuel. Attention, en ville ce type de espace paramédical devient assez difficile à trouver.
Le local partagé
Vous ne consultez pas à temps plein ? Le local partagé peut être une alternative intéressante pour diviser les frais de location. Lorsque vous ne l’occupez pas, c’est un autre professionnel libéral qui y exerce.
En maison de santé ou dans un local pluridisciplinaire
Opter pour un centre pluridisciplinaire paramédical ou encore une maison de santé peut être une option intéressante pour partager de nombreux frais comme l’internet, le secrétariat, le ménage… Cela peut aussi vous permettre de profiter d’une surface plus grande. Vous pouvez également bénéficier de la notoriété du centre de santé, si ce dernier est ouvert depuis quelque temps.
Bon à savoir
La cohabitation entre plusieurs disciplines
Certaines professions médicales et paramédicales ne peuvent exercer au sein d’un même cabinet à moins d’avoir deux salles d’attente distinctes. Les professionnels de santé installés dans les mêmes locaux s’exposent à un risque de compérage. On pourrait, en effet, être amené à penser qu’ils ont établi ensemble une entente discrète qui empièterait sur leur indépendance professionnelle et porterait ainsi atteinte au libre choix des patients. Cela peut être le cas entre un médecin et un hypnothérapeute. Pour la plupart des professions médicales réglementées, il suffit de se renseigner auprès du conseil de l’ordre pour obtenir une réponse. Concernant les psychologues, il n’existe pas de règles ni de lois à ce sujet. Rien de clair n’est également indiqué dans le code de déontologie. Sur le papier, en tant que psychologue ou psychothérapeute, vous pouvez donc vous installer avec qui vous souhaitez. Nous vous conseillons tout de même d’éviter de partager votre espace de travail avec une profession non réglementée qui, légalement, peut s'exercer du jour au lendemain sans aucun diplôme particulier.
Comment trouver un cabinet de psychologie libéral ?
Vous voilà informé sur les différents types de locaux envisageables pour un psychologue. Reste maintenant à le trouver. Oui, mais comment ?
Allez voir les petites annonces sur internet
De même que pour louer un appartement ou une maison, il est possible de trouver des cabinets psychologiques à louer soit sur des sites d’annonces généralistes ou sur des sites spécialisés dans les locaux médicaux et paramédicaux.
Prenez contact avec la mairie
N’hésitez pas à prendre contact avec la mairie de la ville où vous souhaitez vous installer. Vous pourrez y trouver des renseignements précieux sur les professionnels de santé déjà en place, sur les projets de création de centres de santé. Une mairie possède aussi souvent des bureaux à louer. Peut-être vous fera-t-elle une proposition de location pour vous permettre d’ouvrir votre cabinet de psychologie.
Allez à la rencontre aux professionnels de santé de la ville
N’hésitez pas à aller à la rencontre des autres professionnels de santé de la commune, ou de votre secteur si vous vous installez dans une grande ville. Vous présenter est déjà un signe de politesse. Ce sera également pour vous l’occasion de vous faire connaître et de demander s’ils ont vent de pièces de consultation à louer. Vous pourriez aussi apprendre qu'une place est disponible dans un centre pluridisciplinaire ou une maison de santé. N’oubliez pas les pharmaciens. Ils en savent beaucoup sur l’activité des professionnels de santé d’une ville.
Parlez-en autour de vous
On ne le redira jamais assez, mais le réseau est extrêmement important. Parlez de votre projet à vos amis, à votre famille, c’est le meilleur moyen pour trouver « quelqu’un qui connaît quelqu’un… ».
Utilisez les réseaux sociaux
Difficile aujourd’hui de faire l’impasse sur les réseaux sociaux. Dans le cadre de votre recherche de local de psychologie, ils peuvent vraiment vous aider. Vous pouvez par exemple en parler sur vos profils. Un de vos contacts pourrait partager votre annonce à la bonne personne, un praticien exerçant dans un centre de santé pourrait avoir une place pour vous. Vous pouvez aussi vous connecter à des groupes Facebook de psychologue ou autres professionnels de santé.
Bon à savoir
La location à la journée
Pour les psychologues qui débutent ou pour ceux qui se lancent comme psychologue libéral tout en conservant une activité salariée, il existe sur le marché de la location des locaux disponibles à la journée.
Les critères pour bien choisir son local
Vous savez désormais comment trouver une pièce pour exercer votre activité psychologique, mais comment être sûr qu'un bien à louer vous correspond ?
Déterminez le loyer que vous pourrez vous permettre
Qui dit location, dit loyer à payer. Les fourchettes de prix varient bien sûr en fonction de la surface, mais aussi selon les villes. Mais comment savoir ce que vous pouvez vous permettre ? Déterminer à l’avance son chiffre d’affaires peut aider à se faire une idée de ce qu’il est possible d’envisager comme dépense locative. Parfait, mais quand on débute son activité de psychologue libéral, comment savoir ce que seront nos revenus ? Sachez qu’il est possible, voire nécessaire, de calculer votre salaire de psychologue potentiel en amont de l’ouverture de votre cabinet de psychologie. Vous pourrez ainsi mieux vous projeter et déterminer notamment le loyer que vous pourrez vous permettre. Pour vous faciliter la tâche, nous avons édité un simulateur de salaire de psychologue.
Les autres critères pratiques pour choisir son cabinet de psychologie libérale
Le loyer est bien sûr un indicateur d’importance pour louer un bureau de consultation en psychologie, mais ce n’est bien évidemment pas le seul critère que vous devrez prendre en compte. L’idée n’est pas de jeter son dévolu sur le cabinet le moins cher du secteur.
La localisation
La situation d’un local est aussi à prendre en considération dans vos recherches. Parmi les questions que vous pouvez vous poser :
- Quelle est la distance du cabinet à mon domicile ?
- Est-il facile d’accès (proximité avec les transports en commun, avec un parking, accessibilité pour les poussettes…) ?
- Y a-t-il d’autres cabinets psychologiques dans le quartier ? Quelles sont leurs spécialités ?
- etc…
Votre ressenti
Vous allez passer du temps dans ce cabinet. L’idée c’est donc que vous vous y sentiez bien. Cela doit aussi être le cas de vos patients. Est-il spacieux, lumineux ? La salle d’attente est-elle agréable ? Y a-t-il du réseau, suffisamment de prises électriques ? L’insonorisation est également un critère de choix. Vos patients viennent pour se confier à vous, pas au patient suivant qui attend à côté ! La présence d’une cuisine pourrait être un plus pour vous éviter de sortir déjeuner. Pour votre sécurité, est-ce que l’immeuble possède une entrée avec code, une caméra ?
Bon à savoir
Les obligations d’accessibilité des locaux
En tant que psychothérapeute, vous allez accueillir des patients dans votre local. Vous êtes donc soumis à certaines obligations prévues par la loi du 11 février 2005 sur l’accessibilité de tous les établissements et installations recevant du public (ERP). Un cabinet de psychologue est considéré comme un ERP de cinquième catégorie, vous devez par exemple mettre des toilettes à disposition de vos patients. Les travaux d’accessibilité incombent au bailleur, à moins qu’une clause du bail indique de façon très claire que ces travaux sont du ressort du locataire.
Pour vous mettre en accord avec la loi :
- Si le cabinet libéral respecte la législation et est complètement accessible, vous avez l’obligation d’envoyer par courrier avec A/R à la préfecture, avec copie à la mairie, une déclaration sur l’honneur attestant de l’accessibilité du local ;
- Si des travaux d’accessibilité sont nécessaires, vous ou propriétaire devez déposer un dossier d’Ad’AP (Agenda d’Accessibilité Programmée) auprès de la mairie de la ville où se trouve votre cabinet.
Les modalités pratiques pour ouvrir son cabinet de psychologue
La location d’un cabinet de psychologue nécessite quelques démarches administratives.
Quel bail pour un psychologue libéral ?
Vous avez trouvé la perle rare, l’espace de thérapie idéal ! La seule question que vous avez en tête, c'est : « Je signe où ? ». Oui, mais savez-vous ce que vous allez signer ? En tant que psychologue libéral, vous ne contracterez pas un bail classique, mais un bail professionnel. Ce type de bail est conclu dans le cadre de la location de locaux qui abritent une activité qui ne soit ni agricole ni commerciale, industrielle ou artisanale. Les professions libérales sont donc concernées par ce bail professionnel.
L’article 57 A de la loi du 23 décembre 1986 détermine les règles en matière de baux professionnels. Sachez, par exemple, que ce genre de contrat ne peut être signé pour une durée inférieure à 6 ans. Il est reconduit de manière tacite à la fin de cette période, sauf dénonciation du contrat par l'une des deux parties. En tant que locataire, vous avez la possibilité de résilier votre bail à tout moment. Vous devez simplement respecter un préavis de 6 mois. De son côté, le propriétaire ne peut vous demander de partir qu’à la fin du bail, avec là aussi un préavis de 6 mois. Les demandes de congés doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception ou réalisées par acte d’huissier. Pour ce qui est du loyer, il est à déterminer librement avec le bailleur et peut être réglé de manière mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Bon à savoir
Choisir son siège social
Toute entreprise doit avoir un siège social. Vous pouvez très bien indiquer votre adresse personnelle. Si pour des raisons de confidentialité, par exemple, vous ne souhaitez pas que celle-ci serve de siège social, vous pouvez utiliser l’adresse de votre local. Si votre entreprise est en cours de création au moment de la signature du bail, vous devrez indiquer votre nom et ajouter la mention suivante : « agit pour le compte de la société X en formation ». Une fois le bail professionnel signé, vous pourrez alors créer votre entreprise en indiquant l’adresse de votre cabinet comme siège social.
Les subtilités de la sous-location
Si vous n’êtes pas amené à occuper votre local à temps complet, vous pourriez être tenté de le sous-louer à un autre professionnel. C’est possible à condition de respecter certaines règles. La première chose à vérifier, c’est de voir si votre contrat de bail vous l’autorise. En effet, un locataire peut librement sous-louer ou céder son bail, sauf si le bail stipule que cela lui est interdit. Vous devez ensuite informer le propriétaire de votre désir de sous-louer par lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier. Le courrier ou l’acte doit indiquer le nom du sous-locataire et le montant du sous-loyer. Le bailleur dispose de 15 jours pour répondre à votre demande. L’absence de réponse dans ce délai est considérée comme un accord tacite. Attention, même en sous-louant votre local, vous demeurez le seul responsable vis-à-vis du propriétaire quant au respect du bail par le sous-locataire. Vous devez par exemple, vous assurer du fait qu’il paie effectivement le loyer au propriétaire.
Assurer votre local
Parmi les obligations qui vous incombent en tant que locataire d’un cabinet de psychologue, il y a celle de l’assurance. Comme pour votre habitation personnelle, une assurance multirisque va protéger votre local, votre mobilier, ou encore votre matériel en cas d’incendie, de dégâts des eaux, de vol, de vandalisme… Vous serez aussi couvert si un sinistre qui a lieu dans votre local endommage un bâtiment voisin.
En plus d'assurer les biens, il vous faut également protéger les personnes. C'est pourquoi vous devez souscrire à une RC Professionnelle. En tant que professionnel libéral, vous devez d’ailleurs pouvoir à tout moment présenter une attestation de RC Pro. C’est une obligation légale pour pouvoir exercer. Cette assurance va vous couvrir pour toutes les situations où un patient viendrait à se blesser au sein de votre cabinet. Imaginez qu’il se prenne les pieds dans un fauteuil, chute et se casse un poignet, ou encore que vous lui fassiez tomber un presse-papier sur le pied en voulant prendre un crayon sur votre bureau… Dans chacune de ces situations, votre patient peut vous réclamer le remboursement de ses soins. Mieux vaut donc être bien assuré.
Déclarer votre nouvelle adresse professionnelle
Si vous aviez déjà déclaré votre activité de psychologue libéral à votre adresse personnelle, vous pouvez décider de modifier le lieu de votre siège social. Ce changement est obligatoire si vous changer de local professionnel et que ce dernier était votre siège social. Vous devrez alors informer l’URSSAF de votre changement de situation. Pour cela, vous devrez remplir une déclaration de modification de situation ou d’activité n°P2PL disponible sur votre espace personnel URSSAF. Une fois votre dossier instruit par l’URSSAF, un nouveau numéro de SIRET vous sera alloué. Ce dernier est en effet spécifique à la localisation de votre entreprise. Cette déclaration vous mettra aussi automatiquement à jour au niveau du service des impôts. Si vous changez de département, il vous faudra vous rapprocher de l’ARS pour faire une nouvelle demande de numéro ADELI. Cette démarche ne sera plus nécessaire d’ici un à deux ans puisque l'identifiant RPPS vous suivra tout au long de votre carrière quel que soit votre lieu d’exercice.
L’installation dans votre cabinet de psychologue libéral
Louer un local, c’est bien, mais encore faut-il l’aménager. S’il arrive qu’il soit meublé, ce qui peut être le cas dans une maison de santé, bien souvent un local est loué nu. Si vous êtes seul, vous pourrez le décorer à votre guise, si vous partagez un cabinet libéral, vous devrez composer à deux. Cette deuxième option vous permettra de diminuer les frais.
Le mobilier pour votre cabinet de psychologue
Pour exercer confortablement, il faudra bien sûr au minimum un bureau et des fauteuils, ou encore un canapé pour votre espace consultation. Pour votre salle d'attente, vous pouvez prévoir des chaises, ou encore une table basse éventuellement pour y disposer un peu de lecture… Un cabinet de psychologue doit être suffisamment chaleureux pour inviter à la détente, à la discussion. Vous devrez donc soigner votre déco et aussi l’adapter à votre patientèle. Si vous recevez principalement des enfants, votre déco devra être pensée pour eux. À défaut de pouvoir leur consacrer une pièce, essayez de leur aménager un espace dédié dans votre local libéral. Si vous avez un budget serré pour votre aménagement ou que vous êtes adepte de la seconde main, vous pouvez très bien opter pour du mobilier d’occasion.
Le matériel pour travailler dans de bonnes conditions
Le matériel du psychologue lui permet d’organiser sa charge administrative et d’organiser ses séances.
Les outils de bureautique
Un ordinateur vous sera indispensable dans votre activité pour éditer vos factures, compiler vos prises de notes… Vous êtes adeptes du papier ? Pourquoi pas, mais vous risquez d’être très vite débordé, et attention à la sécurité des informations personnelles. Avoir un ordinateur vous permettra d’avoir tout au même endroit, de sécuriser vos données. Pour vous faciliter encore plus la tâche, vous pourriez en plus faire l’acquisition d’un logiciel pour psychologue. Ce type d’outil vous donne la possibilité de gérer et ordonner vos prises de notes, éditer et classer vos factures, et surtout, vous pouvez y stocker toutes vos données en totale sécurité. Si vous faites le choix d'un logiciel en ligne, les données devront alors être conservées sur un cloud labellisés Hébergement Données de Santé (HDS). Vous n’aurez alors aucun problème pour les retrouver en cas de panne de votre PC.
Si vous ne voulez pas mélanger travail et perso, nous vous conseillons aussi d’investir dans une seconde ligne de téléphone portable ou fixe.
Le matériel pour vos consultations
Si vous travaillez avec des enfants, pensez à des jeux des livres qui vous permettront d’interagir avec eux lors de vos séances. Si vous envisagez de réaliser des tests, il vous faudra en acheter. Pour économiser votre budget au moment de votre installation comme psychologue libéral, sachez qu’il est possible d’emprunter des tests dans les BU des universités locales.